新入学・新学期のプリント攻勢にファイリングで迎え撃つ！
４月からの新年度も１０日が過ぎました。
息子も３月３１日まで保育園に通い、４月１日から学童保育に通い、先週半ばに入学式も終えました。
４月に入ってからはお弁当づくりのためにわたしも早起きしていましたが、これからは給食が出るのでプレッシャーが減ってホッとしています。
昨年の入学説明会から、学童保育の資料、入学式での配布物、子どもが毎日学校から持ち帰ってくる何かのお知らせ、と、あっという間にプリントが増えていきました。
とりあえずの透明フォルダーでの仕分けも、日を追う毎にフォルダーばかり増えていくので、週末にいったんリセットするべく、ファイリングに取り組みました。
後藤えいこさん、小野裕子さんに教わり、自分でも試行錯誤を続けているファイリングで、どれだけ学校からのプリントに対応できるか、挑戦中です。
まずはプリントを１枚１枚見る
はい、これができなくてついついそのままクリアファイルに入れたり、平積みのまま積み上がってしまうという単純なこと。
１枚ずつちゃんと見る。
いつからいつまで使うものなのか、
何の時に必要なのか、
どんなタイトルにまとめたら探しやすいか、
決めるためには、まず見ることです。
内容、時期で分類する
プリントの仲間を探して、小＞中＞大の順にカテゴリを作っていきます。
ここではまだ新年度で、しかも学校に入ったばかりということで、小～中分類程度にざっくり分けます。
カテゴリわけ
細かい単位からカテゴリを分けていくことを「積み上げ式」と言います。
わたしたち日本人は大分類から分けていくクセがあり、カテゴリからはみ出たものに対応できないと「その他」が増えてしまいがち。
すると検索性が下がるので、１枚１枚の書類から徐々にカテゴリを作っていくのだそうです。
今回は、このようにしてみました。
- 毎月のおたより（献立表、学年便り、保健だよりなど、毎月来るお便り）
- 一時的なおたより（地域訪問のお知らせ、参観日のお知らせなど済んだら破棄できるお便り）
- 年間行事予定（親の仕事の予定を決めるのによく使うから独立しておきます）
- 入学時資料（学校や行政から来ていた入学の案内、規則などが書いている冊子）
- 学童保育（放課後に通う学童保育のプリント）
- PTA活動（PTAにまつわるプリント）
一度ですべてが完璧に決められるわけはないので、しばらくは試行錯誤できるゆとりを持たせます。
個別フォルダーに入れてファイルボックスに立てて収納
運用が決まるまでは、貼り直しがしやすいマスキングテープに手書きでタイトルを書きました。
一番手前だけ見出しの色を変えて「提出期限有り」です。
○日までに記入して持たせてください、という書類を一時保管します。
ここ、毎夜見て次の日に忘れないようにしよう。
フォルダーに仮タイトル
まだ始まったばかりなので、ファイルボックスに入れてもスカスカです。
でも、１年後にはぎちぎちになりそうなので、この標準幅のファイルボックスでいきましょう。
これまで使っていた保育園ファイルボックスとすっぽり丸ごと交換します。楽ちん。
保育園書類も見直して保存
手前が廃棄できるプリントの山
学校の書類が増えたので、保育園の書類を減らします。
担任の保育士さんとのやりとりをした連絡ノートや、誕生日にいただいた手づくりカードなどは、今見てもほっこりするので、これは残します。
出欠などを記録していたお帳面はなくてもいいでしょう。
健診時の身長体重の推移や担任からの月末のコメントだけ、切り取って連絡ノートの末尾に引っ越しさせました。
行事の案内や、父母会の決算などの書類も要らなくなりました。
弘前の保育園だけでファイルボックスがいっぱいになっていたのですが、箱の外に出ている紙モノを間引いたので、札幌時代の保育園のメモリー品と統合して１つのファイルボックスに収まりました。
これは育児メモリアルなので、押入の天袋にラベルをつけたファイルボックスのまま「保存」します。
０歳から６年間の保育園生活が終わったのだなぁ…と、すこししみじみ。
見直ししながら最適化を
最初から何が重要で、何があまり使わないのかがわかるわけはありません。
完璧なシステムや美しい見ばえを作ろうとしていては、いつまでも手が動かない。
まずはやってみる。
その時に、なにかもぞもぞするところがあれば、慣れようとせずに改善を考える。
そうしていくうちに、数ヶ月後には仕組みができることでしょう。
毎日、次々とやってくる学校からのプリント物に、出し入れしやすい、書き換えしやすいファイリング方式で対応を。
まずは、やってみます。
