2016年03月15日

確定申告が終わったので、領収書の収納をあらためてみた

先週、確定申告も無事に終わったので、心が晴れ晴れしている斎藤です。

いきおいあまって今年度の現時点までの領収書の入力や、自動取込のクレジットカードと銀行口座の仕訳までやってしまいました。
これで、１年の５分の１くらいは済んだ！

さて、領収書の一時保管用に使っていた１２インデックスの１３ポケットのファイル、この運用を見直してみました。

やはり、入力をしやすいようにしないと溜めてしまいますからね。
どんな風にしたかと言うと…。

2015年度は月別に分けていました

１月～１２月の月別収納

このファイルの存在は、昨年４月に札幌から後藤えいこさんをお招きして整理収納やファイリングの講座を開催していた中で教えてもらいました。。

１２インデックスあるので月別に領収書やイベントのリーフレットを収納できます。

2015年度はそのまま、「○月分」にその月の領収書・レシートを入れていました。

するとどうなったか。

分けて入れただけで満足してしまって、結局、入力は後でまとめてやることになってしまったのです…。

しかも、会計ソフトは科目毎に入力した方が早い。
ガソリン代ならガソリン代だけ、切手代なら切手代だけ、日付と料金を変えながら次々と入力する方が早いのです。
だから、月別にしていたのを、また科目別にレシート類をまとめ直してから入力していました。

このままでは、来年も春になってまとめて入力していそうです。

そこで見直したのがこちら。

科目別のインデックスにしました

科目別インデックス

一番手前のインデックスがないポケットを「未入力」のレシート入れに。

入力が終わったら、各科目に分けて入れておく。

それも、奥から手前に。新しい領収書・レシートは手前に。

さいとうサポートは12科目もありませんので、一番後ろは納品書・請求書入れにしてみました。

これで、一番手前の「未入力」ががさがさ溜まってきたら、早く入力して科目別にしたくなる……はずです。

確定申告が終わった会計書類の保存方法

書類・帳票は保存しやすく捨てやすい、バーティカルファイリングシステムを、ゆるやかに取り入れています。

印刷した会計帳簿は年度毎に個別フォルダーに挟みます。

フォルダーには使用期限を書く欄があるので、個人事業主の会計簿の保管義務がある７年後の日付を書き入れます。
西暦にしておくと、もしも途中で年号が変わった時も混乱しません。

個別フォルダーにはさむ

個別フォルダーは折り線に合わせて折るとマチができるので、８０枚ぐらいの帳票も挟むことができます。

レシートは小さいので、科目別にホッチキスで綴じて、古封筒に入れて帳簿といっしょにファイルボックスに入れておきます。

特にノートに貼ったりはしていません。

わたしの場合、レシート・領収書も１ヵ月で３０枚もあれば多いくらいなので、科目別に１年分をまとめてホッチキスで綴じています。

この封筒の使い方は野口悠紀雄氏の超整理法式を参考にしています。

これで２年分。

７年後になったら、古い順に破棄していきます。
特にバインダーや金具もなく、ホッチキス程度なので、そのまま焼却場に運ぶ式ですね。楽ちん。

（７年後…息子は中学生か…）

1人なので気楽にやります

こういう会計のルールや仕訳も、1人なので随時見直すことができるのは気楽ですね。
会社の時は、他の人や上司の協力を得ないとできないので。

ファイリングシステムも会社に導入する時は、末端の個人から始めるのではなく、決定権を持つ人がまず始めに導入し、全体に広げていくプロセスが薦められています。

３月２３日には、青森市でホームファイリングとオフィスファイリングのセミナーがあるので、その導入方法についても学んで来るつもりです。
参考リンク＞もう「紙モノ」整理に悩まない♡｜防災、防犯、お片付け♡ 柳瀬わかなの“Que sera sera”

さて、来年の確定申告は２月に終えることができているでしょうか？

また１年後にこのファイリング方式を振り返ってみましょう。