年賀状準備の季節。住所録はエクセルが楽に使い回せるからおすすめ!

わたしの住所録エクセル

わたしの住所録エクセル


12月に入ると、もう年末年始へのカウントダウンという気分になりますね。

年賀状の準備もそろそろではないでしょうか。

住所録の整理、年賀状ソフトでするのもいいけれど、エクセルでマスターデータを作っておくと、何かと便利ですよ。

わたしの年賀状作成方法をご紹介します。

エクセルで作っておくと、使い回しが楽です

1枚目の画像のように、すべて住所録はエクセルでまとめています。

なぜ、年賀状・はがき用のソフトを使わないのか?

  1. PCを買い換える時に付属ソフトを気にしなくて良い
  2. 自分にとって必要な項目だけが作れる
  3. 他のソフト、アプリに渡すのが簡単

一つずつ説明します。

1.PCを買い換える時に付属ソフトを気にしなくて良い

わたしのDynaBookにも入っています「筆ぐるめ」。夫のには「筆王」か何か入っていたかな?

このPCを買った時に付いてくるソフト、パソコンを買い換える時に、同じソフトが入っていなければ購入することになります。

また、バージョンアップするには製品を購入したりしないといけません。

そんな条件に左右されてパソコンを選びたくないのです。筆王でも筆ぐるめでも、何でもいいよ!

2.自分にとって必要な項目だけが作れる

はがきソフトの項目って、やたらに多くないでしょうか?

会社ぐるみのお付き合いがないわたしには、「部署名」「肩書き」などの項目は不要です。

入力の時に、わざわざ使わない項目を飛ばす手間もかけたくないのです。

自分で作れば、自分の必要な項目だけにできるし、後から追加も簡単にできます。

3. 他のソフト、アプリに渡すのが簡単

エクセルのシェアは大きいので、エクセルで作ったデータはたいていのハガキソフト、ワープロソフトにそのまま読み込めます。

はがきの縦書き印刷はエクセルでもできますが、連名の処理など弱い部分があるので、他のはがき・ワープロソフトに読み込ませて宛名面を印刷しています。

必要な部分だけ切りだして、オンラインのGoogleスプレッドシートや、携帯端末の連絡先に追加することもできます。

エクセルのファイルそのままで難しい場合も、CSV形式で保存してやれば、ただのカンマ区切りのテキストですから、もっと読み込めるソフトが増えます。

わたしの年賀状作成手順

年賀状を出したい人のリストを作ります

まず、住所録のエクセルデータを開きます。

今年出会った、新規に年賀状リストに追加したい人を加えて入力します。

項目は、下記の通りです。

  1. 氏名
  2. フリガナ
  3. 連名
  4. 郵便番号
  5. 住所1(郵便番号で出るところまで)
  6. 住所2(上の続き、枝番)
  7. 住所3(建物名、会社名)
  8. 自宅電話
  9. 携帯電話
  10. メールアドレス
  11. 備考
  12. 更新日(この人の最終変更日)

これを、入力規則の設定や、郵便番号から住所を入れるアドオンなどを使って、なるべく手間をかけずに入力できるようにしています。

そして、この右側の列に「西暦+年賀」と「西暦+年賀(受)」を作っています。

年々右に列が伸びていくので、途中の列を「非表示」にしています。



ここにフィルタをかけて、「1」=年賀状を出した or 受け取った人を抽出します。



数字の1ですから、ざっくり選択するだけでも合計数が出ます。

前回の年賀状をやりとりした人だけを選び、別のエクセルファイルを作って貼り付けます。

ここに新規の人を加えて、今回の年賀状リストのできあがり。

はがき印刷ソフトに読み込ませる

「筆ぐるめ」でも「筆王」でもWordでも使い慣れたソフトでいいのですが、わたしはここ数回はジャストシステム社の「楽々はがき」を使っています。

ジャストシステム社のワープロソフト「一太郎」を買った時に付いてきたソフトです。

ここだけの話し、ワープロソフトは断然ワードより一太郎派です。

住所録を読み込ませて、宛名面のデザインを確認して、印刷します。

以上!

もう、はがきソフトに振り回されたくない方、新しいPCにしたら今までのデータが上手く読み込めなかった方、いったんエクセルにしてみることをおすすめします。

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